Đối với những người làm việc trong lĩnh vực thương mại, nhất là thương mại quốc tế, thuật ngữ debit note chắc hẳn không còn xa lạ. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, do chưa hiểu rõ debit note là gì nên mọi người vẫn sử dụng chưa đúng mục đích. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu về khái niệm cũng như ý nghĩa của chúng.
Menu
Debit Note là gì?
Đây là một dạng giấy báo nợ được dùng trong thương mại. Nếu như người mua đã nhận được hàng hóa, dịch vụ mà chưa thanh toán tiền cho bên bán thì họ sẽ nhận được debit note. Như vậy, loại chứng từ này có nhiệm vụ chính là thông báo cho người mua về khoản tiền sắp tới hạn thanh toán.
Bên cạnh đó, trong một số tình huống, debit note đóng vai trò như một loại hóa đơn điều chỉnh. Nhờ vậy chúng ta có thể phát hiện những sai sót về số liệu trong quá trình nhập thông tin…
Trên thực tế, chứng từ trên được sử dụng chủ yếu trong hoạt động Logistics và xuất nhập khẩu. Là một người làm việc trong lĩnh vực trên, bạn cần hiểu rõ bản chất của giấy báo nợ và sử dụng linh hoạt trong từng trường hợp khác nhau.
Một số thông tin được đề cập trên debit note là: tên loại hàng hóa được giao dịch, thông tin liên quan tới bên bán và bên mua… Thông tin quan trọng nhất chính là số tiền mà bên mua cần thanh toán cho bên bán hàng. Qua đó, giao dịch trở nên rõ ràng, minh bạch hơn để hai bên tham gia dễ dàng theo dõi và đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Debit note có phải là giấy đòi nợ không?
Trong nhiều trường hợp, chúng ta có thể dùng debit note giống như giấy đòi nợ, trong đó doanh nghiệp sẽ giữ lại 1 bản, 1 bản còn lại sẽ gửi cho bên mua hàng để nhắc nhở họ về khoản tiền đã đến hạn thanh toán.
Bên cạnh đó, giấy này cũng được hiểu là chứng từ thể hiện tiền hoa hồng mà doanh nghiệp đó chia sẻ với các đại lý. Như vậy, debit note có khá nhiều chức năng và chúng ta cần sử dụng chúng linh hoạt trong các trường hợp cụ thể.
Ý nghĩa
Trên thực tế, debit note sẽ được được coi là một hóa đơn, về bản chất chứng từ này chỉ có ý nghĩa nhắc nhở người mua thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ họ đã nhận được. Trong khi đó, các loại hóa đơn thường yêu cầu bên mua sau khi nhận chứng từ phải thanh toán tiền ngay lập tức.
Như đã phân tích ở trên, giấy này thường xuất hiện trong giao dịch, đặc biệt là trong hoạt động thương mại quốc tế. Đặc điểm của các giao dịch này là người bán giao hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa nhận thanh toán từ bên mua và sẽ có liên quan tới vấn đề gia hạn thẻ tín dụng.
Nội dung
Như đã phân tích ở trên, trong debit note, thông tin của đại diện nhà cung cấp và người nhận là yếu tố không thể thiếu. Ngoài ra, để thể hiện bản chất của giấy báo nợ, bạn cần lưu ý đầy đủ thông tin giá trị tính thuế, thuế suất và số tiền thuế của hàng hóa, dịch vụ mà hai bên đang giao dịch với nhau để tính lợi nhuận trước và sau thuế sau này.
Bên cạnh những thông tin kể trên, debit note cũng phải đảm bảo các nội dung sau: số seri của nhà sản xuất, thời gian phát hành, seri và thời gian phát hành hóa đơn thuế. Và để giấy báo nợ có giá trị, đại diện của bên bán hoặc người được ủy quyền, ủy thác đầu tư cần ký tên vào phần cuối.
Điều kiện xuất Debit Note
Thông thường, bên mua cần gửi draft house bill of lading (vận đơn phác thảo) thông qua email tới nhân viên kế toán hãng tàu chịu trách nhiệm chuyên chở. Email này được hiểu là yêu cầu từ phía người bán để xuất debit note.
Ngoài ra, nhân viên kế toán của doanh nghiệp được yêu cầu thêm khoản tiền này vào danh mục khoản phải thu thuộc báo cáo tài chính. Đây là hai điều kiện tiên quyết để có thể xuất giấy báo nợ cho tài khoản thanh toán, thông báo về khoản tiền sắp đến hạn thanh toán đối với bên mua.
Những hình thức Debit Note thường sử dụng
Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa
Một trong những hình thức debit note phổ biến hiện nay đó là dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa. Cụ thể, người ta sẽ xuất giấy này dưới hình thức này trong trường hợp người mua chưa thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ đã giao.
Khi nhận được dạng biên lai này, phía người mua có quyền kiêm tra chất lượng, tình trạng hàng hóa được giao. Nếu chúng không phù hợp với tiêu chuẩn mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, bên mua được quyền trả lại hàng. Đây là điểm đặc biệt khi sử dụng debit note ở dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa.
Dạng bưu thiếp
Nếu như bên bán muốn thông báo, nhắc nhở bên mua về khoản tiền đã đến hạn thanh toán thì họ sẽ ưu tiên sử dụng debit note dưới dạng bưu thiếp. Như vậy, chúng ta cần lưu ý và sử dụng hình thức giấy báo nợ phù hợp với từng trường hợp và mục đích.
Lĩnh vực sử dụng
Debit Note trong logistics
Như đã phân tích ở trên, giấy thông báo nợ là một trong những chứng tử khá quen thuộc khi hai bên thực hiện giao dịch, đặc biệt là trong hoạt động logistics và xuất nhập khẩu. Những người làm việc trong ngành này cần hiểu rõ bản chất loại giấy này và sử dụng phù hợp với mục đích và tình huống.
Trong đó, nội dung của debit note bao gồm các thông tin cơ bản của hai bên tham gia giao dịch thương mại quốc tế, thông tin liên quan tới đơn hàng cũng như những loại chi phí phát sinh. Hãng tàu thường là bên được người bán ủy quyền gửi thông báo khoản tiền sắp đến hạn thanh toán tới bên người mua. Nhờ vậy, họ sẽ chuẩn bị tiền để thanh toán cho lô hàng, dịch vụ mình đã nhận.
Trong những công ty thương mại hàng hóa
Trong các doanh nghiệp buôn bán hàng hóa nội địa, debit note cũng được sử dụng khá phổ biến với mục đích thông báo, nhắc nhở phía mua hàng thanh toán tiền trước khi hết hạn. Khác với lĩnh vực logistics, người xuất và gửi giấy thông báo nợ trong trường hợp này chính là bên bán hàng.
Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc đúng không?
Nhìn chung, giấy nợ không phải là một chứng từ bắt buộc khi hai bên tiến hành giao dịch. Tùy yêu cầu của từng doanh nghiệp, họ sẽ phát hành và gửi debit note cho bên mua hàng hoặc không. Tốt nhất, bạn nên tìm hiểu kỹ về thông lệ kinh doanh và các yêu cầu của đối tác trước khi hai bên giao dịch với nhau.
Phân biệt Credit Note và Debit Note
Bên cạnh debit note, trong quá trình giao dịch, các bên tham gia còn quan tâm tới credit note. Vậy hai chứng từ này có đặc điểm khác biệt nhau như thế nào?
Hiểu đơn giản, credit note được phát hành để điều chỉnh giá giảm so với hóa đơn đã phát hành. Trong nhiều tình huống, credit note cũng đóng vai trò như một thông báo hủy giá trị hóa đơn đã xuất vì bên mua muốn hoàn trả hàng hóa không đảm bảo chất lượng. Ngược lại, debit note được xuất khi bên bán điều chỉnh giá tăng so với hóa đơn gốc.
Mọi người nên hiểu rõ bản chất để tránh sử dụng sai mục đích, gây thiệt hại cho bản thân doanh nghiệp.
Hy vọng rằng bài viết này giúp mọi người hiểu rõ debit note là gì và ý nghĩa của chứng từ này trong giao dịch. Trên thực tế, debit note có nhiều vai trò khác nhau và được sử dụng linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể. Truy cập Vay333 để tìm hiểu thêm về các kiến thức tài chính khác như tra cứu CMND.
